Blog

Agile: wendbaar zijn en de omstandigheden naar je hand zetten

Roel Wessels is natuurkundige, toetsenist in bands en in het dagelijks leven projectmanager voor Holland Innovative. Op deze plek blogt hij over zijn ervaringen in de wereld van de high-tech. “Ik ben de projectmanager in de muziekband en de artiest in het ontwikkelteam.”

Agile en Scrum zijn twee belangrijke termen in mijn boek ‘De Complete Projectmanager’. Niet vreemd uiteraard, want deze begrippen zijn niet meer weg te denken in de wereld van nu. Opvallend is wel dat ze nog wel eens verkeerd begrepen of geïnterpreteerd worden. Daarbij lijken we soms in een maatschappij te leven, waarin complexiteit wordt opgelost door zwart-witdenken. Zo hebben we de believers die vinden dat er niks anders meer mogelijk is dan Agile en Scrum en de mensen die dit allemaal maar modern gedoe vinden. Uiteraard zijn er meer tinten dan zwart en wit. Ik vond het daarom hoog tijd om de zin van de onzin te scheiden en de mensen te helpen om het echt te gaan toepassen. Deze blog gaat over Agile, het denkproces, de volgende over Scrum, wat een aanpak is om Agile te werken in een ontwikkelteam.

De Romeinen waren ook al agile

Om meteen een mythe uit de weg te werken, zo vernieuwend zijn Agile en Scrum eigenlijk helemaal niet. Begrijp me niet verkeerd, het Agile Manifest, dat in 2001 werd opgesteld door 17 software pioniers, is een prachtige samenvatting van waarden en principes, maar de Romeinen waren ook al agile. Zo stond Julius Caesar erom bekend dat hij juist in niet-ideale situaties altijd het initiatief nam en zijn leger liet excelleren door zijn (zelforganiserende) teams op te bouwen rond gemotiveerde individuen. Maar nog belangrijker, dat hij bij veldtochten – naast het hebben van een weloverwogen plan – wijzigende omstandigheden (zoals slecht weer en andere tegenslagen) flexibel in zijn voordeel wist te gebruiken en zo zijn starre tegenstanders verraste en versloeg. Julius Caesar omarmde verandering.  

Agile mindset

Agile (de Italiaanse muziekterm agile betekent snel, beweeglijk) beschouwt onzekerheden als een gegeven en niet als iets onwenselijks. Agile methoden gaan dan ook meestal over de wijze waarop je wendbaar met veranderingen om kunt gaan. Maar het is meer dan dat, want om dit te kunnen moet je je denkwijze aanpassen. Het Agile Manifest maakt dit concreet met de volgende vier waarden, waarin wat links staat verkozen wordt boven wat rechts staat (wat overigens ook gewaardeerd wordt). Het verkiest:

Mensen en hun onderlinge interactie boven processen en hulpmiddelen
Werkende software boven allesomvattende documentatie
Samenwerking met de klant boven contractonderhandelingen
Inspelen op verandering boven het volgen van een plan

Die Agile mindset is dus veel meer dan wendbaar zijn. Het is een mentaal huzarenstukje. Een goed plan bedenken en je zodanig voorbereiden dat je je niet hoeft te ergeren aan afwijkingen, maar er je voordeel mee kunt doen. Met de klant onderhandelen over een contract, maar bovenal werken aan de relatie om bij wijzingen samen ‘de koek groter te maken’ in plaats van star vast te houden aan de oorspronkelijke afspraken. Structuren en regels opstellen die de menselijke interactie en autonomie juist bevorderen in plaats van belemmeren. Ga er maar aan staan.

De zeiler die de beschikbare wind het beste weet te benutten wint de race

Agile gedrag is dus meer dan simpelweg de knop omzetten. Het is het resultaat van een lange weg van persoonlijke ontwikkeling. Iets wat Stephen Covey ons eigenlijk al vertelde in zijn boek ‘De zeven eigenschappen van effectief leidershap’. Eigenschappen 1, 2 en 3 gaan over je ontwikkeling in relatie tot je eigen functioneren, je als individu onafhankelijk kunnen opstellen. Eigenschappen 4, 5 en 6 gaan over hoe je effectief kunt omgaan met je omgeving, waarbij Covey uitlegt dat samenwerken helemaal niet zo eenvoudig is, want het betekent dat je je afhankelijk maakt van anderen. En nu komt het, je kunt je pas wederzijds afhankelijk opstellen (beheersing van relaties), als je persoonlijk onafhankelijk bent (beheersing van jezelf). Agile gedrag is dus eerder een resultaat dan een startpunt.

Maar wel een mooi resultaat dat enorme effectiviteitswinst kan opleveren. Probeer Agile gedrag daarom meer te zien als het benutten van veranderingen in plaats van het aanpassen aan veranderingen. Ik leg dat vaak uit met een voorbeeld van de zeiler. Welke zeiler wint de wedstrijd? De zeiler die het wendbaarst is? Dat is slechts het halve antwoord. De zeiler, die namelijk het beste in staat is om de wind en de stroming in te schatten en te benutten, wint de wedstrijd. Dat vraagt om een combinatie van zeiltechnische, fysieke maar vooral ook mentale vaardigheden. De Agile projectmanager verzet zich niet tegen de weerbarstige omgeving, maar benut deze in zijn of haar voordeel. De projectmanager als beïnvloeder!

TomTom-gedrag

Scrum toepassen (daar gaan we in de volgende blog dieper op in) kan hierbij zeker helpen, maar in mijn boek gebruik ik als startpunt voor Agile projectmanagement liever de TomTom-metafoor. De TomTom is extreem resultaatgericht en heeft altijd een plan (de route) paraat. Maar daarboven vindt de TomTom het herplannen als gevolg van tegenvallers helemaal te gek en stemt de consequenties van elke verandering meteen af met de chauffeur. Het doel is belangrijker dan de route. “Sorry, ik heb zojuist een file gecreëerd” zul je je navigator niet snel horen zeggen. Alles draait namelijk om het maximaal benutten van de mogelijkheden van het moment en het aanbieden van alternatieve scenario’s aan de bestuurder. Je hebt pas echt een probleem als je een probleem (de file) te laat bespreekbaar maakt. Een mooi voorbeeld hoe je doelgericht, flexibel én communicatief kunt zijn. En hoe je met het juiste gedrag problemen tot gezamenlijke uitdagingen kunt omvormen, iets wat cruciaal is in complexe omgevingen.

Decoupeerzaag en de cirkelzaag

Mijn belangrijkste tip voor vandaag is dan ook: ga voorbij aan de hype, verdiep je in de essenties van projectmanagement en Agile leiderschap en maak ontwikkelstappen die je kunt begrijpen en overzien. Bedenk verder dat geen enkele methode zaligmakend is, de toepasser maakt het verschil. Zo is een wendbare decoupeerzaag super fijn om bochten mee te zagen, maar als je een plaat van 2 meter met een rechte lijn wil doorzagen kun je echt beter een traditionele cirkelzaag pakken…

Word van een beheerser een beïnvloeder. Verzet je niet tegen veranderingen, maar accepteer hoe het is en initieer juist zélf die veranderingen die jou en je team verder helpen!

Volgende keer gaan we in op Scrum, een uitvoeringsvorm van Agile projectmanagement.

Dit artikel verscheen eerst op de Your Sneak Preview of the Future blog van www.innovationorigins.com

TU/e Student Start-ups – VIRTUe Solar Decathlon Middle East 2018

Geschreven door: Michiel Derikx – Contest Captain Communication bij team VIRTUe.

De eerste keer dat ik Roel Wessels zag binnenkomen wist ik het al: dit is een echte Brabander.

De eerste indruk is een vriendelijke energieke man. Tijdens zijn presentaties zet Roel deze persoonlijke kenmerken ontzettend goed in. Vriendelijk, door op een positieve manier interactie aan te gaan met het publiek, waarbij hij al na de eerste ontmoeting je naam onthoudt. Energiek, door de passie die hij uitstraalt als hij een concept duidelijk maakt door een metafoor.

Roel begeleidt studenten teams aan de Technische Universiteit van Eindhoven. Dit doet hij niet zomaar, dit doet hij ontzettend goed! De begeleiding die Roel geeft is op te delen een twee sessies: de kennissessies en de werksessies.

Kennissessies

In de kennissessie wordt de informatie uit zijn boek: ‘De Complete Projectmanager’ gepresenteerd. Om deze sessies goed bij te houden is het zeer aan te raden om het boek ook te lezen. De kennissessies zweven tussen een college en een voorstelling. Dit komt omdat Roel met zo’n ontzettende passie, en met een breed scala aan metaforen, de verschillende concepten van projectmanagement duidelijk maakt. Dit is echt heel nuttig, abstracte concepten zijn namelijk moeilijk om in een keer echt goed te begrijpen. Door gebruik te maken van metaforen laat Roel je de situatie echt voelen en persoonlijk inschattingen maken met hoe te handelen. Hierdoor lijkt het haast alsof je praktijkervaring opdoet in plaats van het eigen maken van droge leerstof.

Tijdens de kennissessies worden onderwerpen behandeld waaronder: essenties van projectmanagement en Agile leiderschap, stakeholdermanagement, project decompositie in combinatie met system engineering, persoonlijke effectiviteit, situationeel leiderschap, hoe maak je een integraal en actiegericht plan,  het Agile/Scrum-proces en projectuitvoering.

Werksessies

De tegenpool hiervan is de werksessies. Hierin komt Roel op bezoek bij het studententeam, in mijn geval bij VIRTUe. Hierin analyseert Roel in een razend tempo de situatie in het team. Hij maakt ijverig notities en leert snel de huidige structuur in het team en heeft een gevoel van de verstandhouding tussen de verschillende functies en personen die hierop zijn ingedeeld. De kennissessies geven structuur aan in de werksessies, maar als er vragen zijn of een ander onderdeel heeft meer aandacht nodig dan is Roel flexibel en past zich aan. De rol van Roel tijdens de werksessies is precies andersom als bij de kennissessies. Hij luistert, observeert en geeft dan het geweldigste advies hij relateert namelijk onze praktische ervaringen aan de abstracte concepten die zojuist zijn besproken in de kennissessies. Door dit advies weten wij precies hoe te reageren op de situatie.

Inhoudelijk worden tijdens de werksessies onderwerpen behandeld zoals: projectorganisatie optimaliseren om zowel het product van Virtue (het duurzame huis LINQ) te ontwerpen en te bouwen als te scoren op alle aspecten van de wedstrijd, Het maken van een zichtbaar plan waarin alle disciplines samenwerken, aanbrengen van heartbeat in de projectuitvoering, nemen van regie en initiatief bij het aanpakken van tegenslagen (het team dat het beste de omstandigheden naar zijn hand kan zetten wint).

Al met al, Roel Wessels is De Complete Projectmanager begeleider.

Roel, bedankt voor alle begeleiding die je VIRTUe hebt gegeven!

 

VIRTUe

VIRTUe neemt deel aan de Solar Decathlon Middle East 2018. Een internationale wedstrijd waarbij 22 studententeams van over 16 landen het meest duurzame en innovatieve huis bouwen. Deze 22 huizen worden binnen 15 dagen gebouwd en twee weken lang gepresenteerd in November in Dubai. Daar worden de huizen beoordeeld op 10 punten het huis met het hoogste totaalaantal scorepunten wint de Solar Decathlon.

Het doel van VIRTUe is om het huis, genaamd LINQ, einde collegejaar 2017-2018 op de campus te realiseren en te presenteren tijdens de Dutch Technology Week 2018, te Eindhoven. Dit functioneert als een testbouw voor de echte wedstrijd later 2018, namelijk de Solar Decathlon Middle East in November.

Om met een multidisciplinair team de uitdaging aan te gaan om een geïntrigeerd ontwerp te maken is een hele klus. Het team bestaat uit vijftig man van zowel fulltimers als parttimers. De interne communicatie, de samenwerking met partners, de tijdsplanning, het ontwerpen, de voorbereidingen en de realisatie moeten allemaal perfect gaan om zo de maximale punten te scoren.

www.teamvritue.nl

VIRTUe en Project management – belangrijke elementen

De Product Breakdown Structure is een ontzettend belangrijk concept om het project op te delen in behapbare stukken zodat iedereen in het team begrijpt waar hij of zij mee bezig is en dit ook kan relateren met het grotere geheel.

Stakeholder management: hoe ga je om met je partners en hoe verbeter je de verstandhouding tussen VIRTUe en haar partners.

Het heeft geen zin, om in een team als VIRTUe met deze omvang en een project met deze complexiteit, alleen keihard te zitten werken waardoor je contact met de buitenwereld uitstelt. Dit noemt Roel ‘duikboot’-gedrag. Als je een samenwerking aangaat binnen of buiten het team maak dan bewust vroeg contact, al is het maar het opsturen van de afspraken na afloop van een meeting. Hierdoor laat je voortgang zien en zorg je dat je niet afdwaalt van een gedeeld doel. En als je het goed doet ben je niet aan het werk ten gevolge van anderen, maar ben je voorbereid en kun je op een actieve manier invloed hebben in het project.

Het behapbaar maken van het project zorgde ook dat de de subteams onderdelen hadden waaraan ze konden beginnen. Hierdoor werd de grote knopenbol langzaam ontrafeld en kwam er overzicht in het project.

Management van het team. Hoe beheer je een groot team waarin iedereen een gelijke mening heeft en zorg je dat communicatie tussen teamleden vlekkeloos gebeurt.

Zorg dat projectmanagement meteen op de agenda staat van een startup. Neem advies echt tot je en pas het toe in je eigen unieke situatie. Alleen jijzelf kan het doen, de andere staan aan de zijlijn.

TU/e Student Start-ups – Blue Jay Drone

Geschreven door: Liza Boormans – Team Manager studententeam Blue Jay Eindhoven

Zoals Quinty van studenten start-up InMotion in de eerste blog schreef: Op de Technische Universiteit Eindhoven hebben ze studententeams. Dit zijn groepen studenten die een groot doel hebben, …”

Zo is Blue Jay Eindhoven ook één van die studententeams. Wij ontwikkelen als start-up een product dat uniek, creatief én innovatief is, namelijk: indoor, autonome en intelligente drones voor in de gezondheidszorg. Het multidisciplinaire team (lees negen verschillende studieachtergronden) bestaat uit negentien studenten afkomstig van over de hele wereld.

“… zoals meedoen aan een landelijke of zelfs wereldwijde wedstrijd met het product dat ze zelf hebben ontwikkeld.”

Maar stel je nou eens voor dat er (nog) géén wedstrijd, race of competitie de right fit is voor jouw innovatie. Is er dan alsnog voldoende uitdaging om een studententeam te vormen? Jààzeker!
Team Blue Jay ontwikkelt een maatschappelijk relevant product. Vliegen van A naar B in 0,1 seconde sneller dan een ander team brengt ons niet dichter bij ons doel. Echter, een drone die van A naar B kan vliegen, daarbij zowel objecten als mensen kan vermijden en ondertussen nog “ff” bij drie patiënten de hartslag kan meten, dat klinkt al een stuk interessanter, niet? Wij spreken van een overwinning als er een nieuwe functionaliteit is toegevoegd aan de drone (én het werkt); kampioen worden staat op de planning!

Juist ja, een planning…Plannen. Cruciaal. Maar hoe krijg je bij een zeer diverse, dynamische en eigenwijze groep studenten de neuzen dezelfde kant op? Nou, laten we beginnen bij het begin.

Projectmanagement coach

Afgelopen zomer vond de overgang plaats van team Blue Jay#2 naar Blue Jay#3. Vanuit het oude team werd het idee van een drone in de gezondheidszorg meegegeven, maar een concrete visie ontbrak. Vanaf het begin was duidelijk dat het team weinig ervaring had in projectmanagement en dat de opstartfase (te) langzaam ging. Mijn team had behoefte aan een coach die enthousiast werd van het idee om ons actief te begeleiden bij projectmanagement, on the job te willen coachen, ons kon uitdagen en ons vooral niet zou overladen met theorieën en termen waar het world-wide-web al vol mee staat.

Klinkt allemaal mooi en aardig, maar ja, waar vind je dan zo’n enthousiaste, flexibele en motiverende “projectmanager coach” die bereid is om teams, bestaande uit studenten notabene, naar een next level te brengen? Mijn motto: iets dat moeilijk is, is niet onmogelijk. Zo kwam ik in contact met Roel Wessels van Holland Innovative.

Duikbootgedrag is contact met de markt uitstellen

Tijdens onze eerste werksessie met Roel maakten wij kennis met de term “Duikbootgedrag”. We hadden Roel het plan voorgeschoteld dat we aan het eind van het academisch jaar een spectaculaire demonstratie wilden geven voor onze partners en stakeholders. Echter onze visie was onduidelijk en de einddemonstratie had noch vorm noch invulling. Maar goed, met het idee dat we nog één heel jaar voor de boeg hadden probeerden we onszelf gerust te stellen. Technische kwaliteit? Ja, dat had het team zeker. Hoge motivatie? Dubbelcheck! Het zou allemaal wel goed komen. Een perfect voorbeeld van Duikbootgedrag. En ik kan je vertellen, daar kom je bij Roel niet mee weg.

Roel maakte ons ervan bewust, dat er nieuwsgierigheid gewekt kan worden door de buitenwereld mee te nemen in het ontwikkelproces. Iets tonen aan het publiek dat nog niet af is, is juist mega interessant en zorgt voor vroege feedback. Zo kwam al snel het idee om halverwege het jaar een Droneshow te organiseren voor onze partners en stakeholders. We beseften maar al te goed dat alleen een presentatie geven over de vooruitgang van Blue Jay niet voldoende en overtuigend genoeg was. Want: een drone die niet kan vliegen, is natuurlijk geen drone. Nee, de drone zelf moest kunnen tonen wat er al bereikt was. We legden ons als team dan ook een harde deadline op: midden februari 2018, dan moest en zou ie vliegen. Autonoom.

Een idee zonder uitvoering is een No-Go

Tijdens onze sessies met Roel gingen we aan de slag met product breakdowns. Daar gebruikten we geen fancy computerprogrammaatje voor, maar grote papieren vellen en stiften. Aan de hand van deze breakdowns bloeiden er heftige discussies op, kwamen er taken aan het licht en ontstonden tussen de verschillende disciplines in het team nieuwe samenwerkingsverbanden. Als je dit zo leest zou je bijna zeggen, zoals Roel dat op z’n Brabants zou doen, dat gi van ’n lèije dèkske. Verre van! Er kwam namelijk duidelijk naar voren dat een heldere visie voor Blue Jay ontbrak en dat we deze nodig hadden als basis voor zowel ons eigen team, maar ook voor de teams die in onze voetsporen zullen treden.

Dit zette het team vroegtijdig op scherp. Haarscherp. De knop ging om. Er werden meetings ingepland met bestuursleden, zorgverleners en patiënten van ziekenhuizen en zorginstellingen. Parallel werd er aan een technische roadmap getimmerd met als gevolg dat in rap tempo drie verschillende drone prototypes de lucht in schoten. Stukje bij beetje werd er een visie gevormd waar zowel de user, partners als het team warm van werden. Twee maanden voor de demonstratie gingen de uitnodigen al de deur uit met de aankondiging van “Blue Jay’s Droneshow” en zoals je weet #bijzijnismeemaken: men keek er naar uit en zou hiervoor speciaal naar Eindhoven komen! Dat hadden we toch mooi voor elkaar gekregen. Eén dingetje: de drone stond toen meer op de grond dan dat ie in de lucht te vinden was…

Het publiek voelde de team spirit

Hoe smooth alles in de planning ook op elkaar is aangesloten, in praktijk overkomen je altijd dingen die je niet had voorzien. In de periode rondom een evenement wordt het altijd extra duidelijk dat een studententeam, met alle respect, geen kantoorbaan van 9-tot-5 is. Van projectmanagement tot aan cable-management, van warme bitterballen voor de gasten tot aan het lettertype van de presentatie: het moest en zou kloppen.

Image result for blue jay eindhoven cursor

En hoe mooi is het dan, als het op het moment suprême gaat zoals zowaar gepland?! Plus dat het publiek de chemie binnen het team en de team effort zowel kon zien als voelen. Een échte Team Prestatie! Maximaal Genieten. Overwinningsgevoel.

Image result for blue jay eindhoven

Toekomstig spektakel door een gebalanceerde roadmap

Maar (Roel vindt vaak dat ik teveel “Maar”) hoe krijg je het team dan weer scherp terwijl het overwinningsgevoel overheerst? Een overwinning betekent een stap dichter bij het kampioenschap, maar er zijn nog een aantal belangrijke wedstrijden te gaan waar we ook moeten vlammen

Zo staat er voor ons momenteel nog het eindevenement gepland voor midden juni. Hét evenement om te laten zien wat Team Blue Jay in één jaar heeft weten te bereiken. Sinds januari zitten we om de tafel met verschillende partijen om tezamen te kijken naar de invulling van dit evenement. Aan de hand hiervan zijn requirements opgesteld en de laatste weken zijn we druk geweest om hierin prioriteiten te stellen en afwegingen te maken. Want wat voor de voortgang van Blue Jay cruciaal is, levert niet altijd direct het “wow-effect” op bij de buitenwereld. En andersom vragen sommige gewilde functies te lange ontwikkeltijd.

Toch hebben we dit, als team, weten te vertalen naar een technische roadmap die moet leiden tot een spectaculaire onthulling in juni en die stiekem meer zal zijn dan alleen een onthulling. Namelijk een grote stap dichterbij onze droom: een drone assistent voor in de gezondheidszorg.

www.bluejayeindhoven.nl

Foto’s: Bart van Overbeeke

TU/e Student Start-ups – InMotion – The road to Le Mans

Geschreven door: Quinty Peters – Manager Marketing team Automotive Technology InMotion

Microsoft, Apple, Samsung. Drie voorbeelden van grote succesvolle bedrijven. Een van de redenen van hun succes is dat ze al hun zaken op orde hebben. Zo’n bedrijf heeft duizenden werknemers in elke sector over de gehele wereld. Zonder goed projectmanagement kom je niet veel verder dan een start-up met enkel een droom. Juist om dat te voorkomen kun je niet vroeg genoeg beginnen met het leren over het managen van een organisatie.

Op de Technische Universiteit Eindhoven hebben ze studententeams. Dit zijn groepen studenten die een groot doel hebben, zoals meedoen aan een landelijke of zelfs wereldwijde wedstrijd met het product dat ze zelf hebben ontwikkeld. In één van die studententeams zit ik: Automotive Technology InMotion. Wij zijn geen Microsoft of Apple qua omvang, maar wij merken dat het met een groep van ongeveer 30 personen ook al een hele taak is om alles soepel te laten verlopen. Gelukkig kregen wij hierbij hulp van Roel Wessels van Holland Innovative, de auteur van De Complete Projectmanager.

InMotion is een studententeam met het doel om mee te doen aan de 24 uur van Le Mans, één van de grootste en oudste motorsport events ter wereld. Dit willen wij doen met een volledig elektrische raceauto, dat zou de eerste zijn in deze race.
Naast het technische werk wat er te doen valt bij ons, zijn er ook een hoop management zaken. In het begin merkten wij dat techniek de grootste rol speelde. Wij hebben de snelste elektrische formule auto gebouwd, de IM/e. Een groot succes voor een groep studenten! Echter, qua marketing en management zat het iets minder lekker. We zijn allemaal techneuten, dus marketing en PR zijn niet onze sterkste punten. In zo’n situatie moet je duidelijke deadlines en taakverdelingen opstellen om de samenwerking perfect te laten verlopen. Op deze manier is zowel techniek als management evenwichtig vertegenwoordigd.

Roel heeft ons technieken en manieren geleerd hoe wij het beste deze situatie konden aanpakken. Dit hield van alles in: van een product breakdown maken, hoe je stakeholders betrokken houdt, teamleden aanstuurt, Agile Scrum processen uitvoert, tot uitleg over persoonlijk en beïnvloedend leiderschap. Hierbij was de uitleg over ‘acteren als je TomTom’ en het voorkomen van ‘duikboot-gedrag’ een echte eye-opener. In kennissessies op de TU/e werd dit uitgelegd, waarna we in privé werksessies echt aan de slag gingen met de theorie. Zijn uitleg werkten wij vervolgens uit waarna we het gingen toepassen in het team. In de daarop volgende werksessies evalueerden we de bevindingen en pakten we de volgende ‘problemen’ aan.

We zijn nu ondertussen een paar maanden verder, en we merken dat het echt goed gaat binnen ons team. Ons teamwork was al goed, maar we voelen ons nu echt als één team werkend naar één doel. Als je benieuwd bent naar dit deel van onze “Road to Le Mans”, raad ik je zeker aan om de website in de gaten te houden, want binnenkort komt er meer over het managen van succes!

www.inmotion.tue.nl

Mijn passie: het projectmanagementvak (weer) leuk maken

“In het volgende project ga ik het wel echt toepassen…” Hoe vaak zeg je dat? Ik zal het meteen bekennen, ik heb het regelmatig gezegd. Dan had ik goede voornemens om een nieuw project op een andere manier aan te pakken, maar door tijdsdruk en die heerlijke comfort zone kwam het er toch weer niet van.

Er zijn vele boeken die vertellen over wát je allemaal moet doen om projecten succesvol uit te voeren. Wat een stakeholderanalyse is, wat risicomanagement inhoudt, wat het belang van plan-do-check-act is, wat er van je wordt verwacht bij het aansturen van je team. Maar hóe je dat precies toepast, hoe dat óók lukt in niet-ideale omstandigheden, hoe je dat integreert in je éigen werkproces en hoe je ervoor zorgt dat je het ook écht gaat doen… dat blijft voor veel mensen do it yourself.

Op zoek naar de essentie

Om een antwoord te vinden hierop ben ik op zoek gegaan naar de essentie van projectmanagement. Want in een wereld waarin projecten en samenwerkingsverbanden steeds complexer worden en er een roep is om allesomvattende methoden, is er volgens mij juist een behoefte aan eenvoud. Terug naar de kern dus, zodat je in staat bent om de nuttige elementen uit de vele beschikbare methoden en leiderschapstechnieken te combineren en om te begrijpen hoe je ze toepast in je eigen stijl. Het zijn namelijk niet de methoden die het verschil maken, maar jij die ze toepast!

Als je de essentie begrijpt, kun je zelfs Agile zijn in een traditionele omgeving, teams eigen verantwoordelijkheid laten nemen in top-down gestuurde organisaties en de afstemming met de opdrachtgever ombuigen van een contractueel onderhandelspel in een coproductie.

inhoudsopgave

Uiteindelijk leidde deze zoektocht tot het boek De complete projectmanager. Een boek over het hoe van projectmanagement en hoe je als projectmanager met een proactieve houding ook in moeilijke situaties regie houdt. Maar bovenal een boek om het projectmanagementvak, dat toch vaak een negatieve ‘management’-klank heeft, (weer) leuk te maken voor de projectmanager, de teamleden en de omgeving!

Voor wie?

Het boek De complete projectmanager heb ik gericht aan de projectmanager zelf. Tegenwoordig is bijna iedereen een beetje projectmanager. Er wordt steeds vaker projectmatig gewerkt en de kenniswerker van nu werkt bij voorkeur autonoom of in een zelforganiserend team. Dan ontkom je er niet aan om de regie te nemen in je werkproces en je leven: manage jezelf, manage je team, manage je omgeving. Herken jij dit, dan zullen een aantal thema’s uit het boek je vast en zeker aanspreken:

  1. Wat zijn de basistechnieken van de projectmanager, passend in zowel een Agile als in een traditionele omgeving?
  2. Hoe integreer je de vele beschikbare projectmanagementmethoden in je eigen werkproces?
  3. Hoe kun je met slim leiderschap en gedrag enorme winst behalen in effectiviteit en efficiëntie door altijd de regie te nemen (de factor 10)?
  4. Hoe combineer je traditionele (waterval georiënteerde) productontwikkeling met Agile (software) ontwikkeling?
  5. Hoe zorg je dat onzekerheden en veranderingen je vriend worden in plaats van je vijand?
  6. Hoe structureer je complexe projecten tot een overzichtelijk en delegeerbaar geheel van deelresultaten?
  7. Hoe meet je vanaf het begin van het project al de werkelijke projectstatus op basis van de kritische parameters?
  8. Hoe schep je de kaders om teams van kenniswerkers zelforganiserend te laten werken?
  9. Hoe creëer je met een verleidelijke hartslag in elke situatie voortgang, lerend vermogen, communicatie en doelgerichtheid?
  10. Hoe zorg je ervoor dat de samenwerking met je stakeholders een coproductie wordt, ongeacht de omstandigheden?
  11. Hoe blijf je bij dit alles vooral je zelf?

Het woord compleet in De complete projectmanager staat niet voor het feit dat het boek allesomvattend is, maar om de lezer te raken en te inspireren. Je bent tot meer in staat door je in te leven in je omgeving en je de vele projectmanagementgereedschappen zonder vooroordeel eigen te maken en ze te integreren in je persoonlijke stijl.

De 10%-confrontatieregel

Als voorproefje op het boek eindig ik deze blog met de 10%-confrontatieregel. Het is een hulpmiddel dat ik zelf gebruik om duikbootgedrag te voorkomen. Duikbootgedrag is het gedrag als je bij de start van een activiteit ‘onder water duikt’, hard doorwerkt en pas helemaal aan het einde als het af is weer ‘aan de oppervlakte komt’. Focus is goed, maar kan ook leiden tot blindstaren. Duikbootgedrag betekent dus dat er tijdens de activiteit geen zichtbaarheid is of afstemming plaatsvindt met de belanghebbenden.

Met de 10%-confrontatieregel voorkom ik duikbootgedrag door bij de start van de activiteit het commitment aan te gaan, om na ongeveer 10% van de doorlooptijd al ‘boven water te komen’ en een tussenresultaat te tonen aan de stakeholders. Het is belangrijk dat je begrijpt dat dat moment niet vrijblijvend is. Je wacht dus niet af óf je iets te melden hebt, maar maakt vóóraf de afspraak dat je iets melden komt. Dat is spannend, want vaak weet je dan helemaal nog niet wat je kan gaan communiceren. Maar dat komt vanzelf wel. Het commitment zorgt er namelijk voor dat je meteen overzicht moet creëren en de belangrijke (proactieve) zaken duidelijk krijgt.

Door de 10%-confrontatieregel word je vanzelf een beïnvloeder

Het mooie van het 10%-confrontatiemoment is dat je niet alleen voorkomt dat je last krijgt van uitstelgedrag, maar vooral dat de opdrachtgever en je omgeving door het vroege eerste resultaat verrast worden en daardoor in de ‘meedenk-modus’ geraken. Je voorkomt dus uitstelgedrag én zorgt dat je een sfeer creëert van WIJ in plaats van de JIJ-ZIJ (die meestal ontstaat als de druk van de deadline oploopt). En het allermooiste? Wat je toont bij het 10%-moment hoeft niet perfect te zijn. Juist niet, men verwacht nog geen eindresultaat! Door met lef vroeg te confronteren creëer je dus een omgeving waarin je creatief mag zijn, fouten mag maken en waarin een open samenwerking ontstaat. Zo mooi is het projectmanagementvak, projecten leiden is fun!

Kom naar de boekpresentatie op 15 september!

Geïnteresseerd? Maak dan zelf gebruik van de 10%-confrontatieregel en meld je aan voor de boekpresentatie van De complete projectmanager op donderdag 15 september van 14:00-17:00 uur!

Uitnodiging boekpresentatie De complete projectmanager

Ik begon met schrijven op maandag 7 augustus 2015 op Kasteel Slangenburg. Na 8 weken van maandag t/m donderdag in afzondering schrijven zat ik op pagina 160, ik was de helft gepasseerd…

Er zouden daarna nog vele uren volgen tussen de normale werkzaamheden en gezinsbezigheden door, maar in juli 2016 was het boek klaar voor de drukker. Een mooie reden voor een feestje.

OMS_COMPLETE_PROJ_MNGR_layout_v5_3DDaarom is een ieder die geïnteresseerd is in projectmanagement, die zich verder wil verdiepen in het vak, of andere geïnteresseerden wil ontmoeten, uitgenodigd voor de boekpresentatie van De complete projectmanager. Je mag rekenen op een aanstekelijke mix van de drie thema’s die mij als projectmanager gevormd hebben: projectmanagement, natuurkunde en muziek.
Entree is gratis. Zorg dat je erbij bent!  

Datum:    Donderdag 15 september 2016
Tijd:         14.00-17.00 uur met aansluitend netwerkborrel
Locatie:   Conference Center The Strip – High Tech Campus Eindhoven
Kosten:    Er zijn geen kosten verbonden aan dit event

Aanmelden

Uitnodiging Boekpresentatie De Complete Projectmanager