Mijn passie: het projectmanagementvak (weer) leuk maken

“In het volgende project ga ik het wel echt toepassen…” Hoe vaak zeg je dat? Ik zal het meteen bekennen, ik heb het regelmatig gezegd. Dan had ik goede voornemens om een nieuw project op een andere manier aan te pakken, maar door tijdsdruk en die heerlijke comfort zone kwam het er toch weer niet van.

Er zijn vele boeken die vertellen over wát je allemaal moet doen om projecten succesvol uit te voeren. Wat een stakeholderanalyse is, wat risicomanagement inhoudt, wat het belang van plan-do-check-act is, wat er van je wordt verwacht bij het aansturen van je team. Maar hóe je dat precies toepast, hoe dat óók lukt in niet-ideale omstandigheden, hoe je dat integreert in je éigen werkproces en hoe je ervoor zorgt dat je het ook écht gaat doen… dat blijft voor veel mensen do it yourself.

Op zoek naar de essentie

Om een antwoord te vinden hierop ben ik op zoek gegaan naar de essentie van projectmanagement. Want in een wereld waarin projecten en samenwerkingsverbanden steeds complexer worden en er een roep is om allesomvattende methoden, is er volgens mij juist een behoefte aan eenvoud. Terug naar de kern dus, zodat je in staat bent om de nuttige elementen uit de vele beschikbare methoden en leiderschapstechnieken te combineren en om te begrijpen hoe je ze toepast in je eigen stijl. Het zijn namelijk niet de methoden die het verschil maken, maar jij die ze toepast!

Als je de essentie begrijpt, kun je zelfs Agile zijn in een traditionele omgeving, teams eigen verantwoordelijkheid laten nemen in top-down gestuurde organisaties en de afstemming met de opdrachtgever ombuigen van een contractueel onderhandelspel in een coproductie.

Uiteindelijk leidde deze zoektocht tot het boek De complete projectmanager. Een boek over het hoe van projectmanagement en hoe je als projectmanager met een proactieve houding ook in moeilijke situaties regie houdt. Maar bovenal een boek om het projectmanagementvak, dat toch vaak een negatieve ‘management’-klank heeft, (weer) leuk te maken voor de projectmanager, de teamleden en de omgeving!

Voor wie?

Het boek De complete projectmanager heb ik gericht aan de projectmanager zelf. Tegenwoordig is bijna iedereen een beetje projectmanager. Er wordt steeds vaker projectmatig gewerkt en de kenniswerker van nu werkt bij voorkeur autonoom of in een zelforganiserend team. Dan ontkom je er niet aan om de regie te nemen in je werkproces en je leven: manage jezelf, manage je team, manage je omgeving. Herken jij dit, dan zullen een aantal thema’s uit het boek je vast en zeker aanspreken:

1. Wat zijn de basistechnieken van de projectmanager, passend in zowel een Agile als in een traditionele omgeving?
2. Hoe integreer je de vele beschikbare projectmanagementmethoden in je eigen werkproces?
3. Hoe kun je met slim leiderschap en gedrag enorme winst behalen in effectiviteit en efficiëntie door altijd de regie te nemen (de factor 10)?
4. Hoe combineer je traditionele (waterval georiënteerde) productontwikkeling met Agile (software) ontwikkeling?
5. Hoe zorg je dat onzekerheden en veranderingen je vriend worden in plaats van je vijand?
6. Hoe structureer je complexe projecten tot een overzichtelijk en delegeerbaar geheel van deelresultaten?
7. Hoe meet je vanaf het begin van het project al de werkelijke projectstatus op basis van de kritische parameters?
8. Hoe schep je de kaders om teams van kenniswerkers zelforganiserend te laten werken?
9. Hoe creëer je met een verleidelijke hartslag in elke situatie voortgang, lerend vermogen, communicatie en doelgerichtheid?
10. Hoe zorg je ervoor dat de samenwerking met je stakeholders een coproductie wordt, ongeacht de omstandigheden?
11. Hoe blijf je bij dit alles vooral je zelf?

Het woord compleet in De complete projectmanager staat niet voor het feit dat het boek allesomvattend is, maar om de lezer te raken en te inspireren. Je bent tot meer in staat door je in te leven in je omgeving en je de vele projectmanagementgereedschappen zonder vooroordeel eigen te maken en ze te integreren in je persoonlijke stijl.

De 10%-confrontatieregel

Als voorproefje op het boek eindig ik deze blog met de 10%-confrontatieregel. Het is een hulpmiddel dat ik zelf gebruik om duikbootgedrag te voorkomen. Duikbootgedrag is het gedrag als je bij de start van een activiteit ‘onder water duikt’, hard doorwerkt en pas helemaal aan het einde als het af is weer ‘aan de oppervlakte komt’. Focus is goed, maar kan ook leiden tot blindstaren. Duikbootgedrag betekent dus dat er tijdens de activiteit geen zichtbaarheid is of afstemming plaatsvindt met de belanghebbenden.

Met de 10%-confrontatieregel voorkom ik duikbootgedrag door bij de start van de activiteit het commitment aan te gaan, om na ongeveer 10% van de doorlooptijd al ‘boven water te komen’ en een tussenresultaat te tonen aan de stakeholders. Het is belangrijk dat je begrijpt dat dat moment niet vrijblijvend is. Je wacht dus niet af óf je iets te melden hebt, maar maakt vóóraf de afspraak dat je iets melden komt. Dat is spannend, want vaak weet je dan helemaal nog niet wat je kan gaan communiceren. Maar dat komt vanzelf wel. Het commitment zorgt er namelijk voor dat je meteen overzicht moet creëren en de belangrijke (proactieve) zaken duidelijk krijgt.

Door de 10%-confrontatieregel word je vanzelf een beïnvloeder

Het mooie van het 10%-confrontatiemoment is dat je niet alleen voorkomt dat je last krijgt van uitstelgedrag, maar vooral dat de opdrachtgever en je omgeving door het vroege eerste resultaat verrast worden en daardoor in de ‘meedenk-modus’ geraken. Je voorkomt dus uitstelgedrag én zorgt dat je een sfeer creëert van WIJ in plaats van de JIJ-ZIJ (die meestal ontstaat als de druk van de deadline oploopt). En het allermooiste? Wat je toont bij het 10%-moment hoeft niet perfect te zijn. Juist niet, men verwacht nog geen eindresultaat! Door met lef vroeg te confronteren creëer je dus een omgeving waarin je creatief mag zijn, fouten mag maken en waarin een open samenwerking ontstaat. Zo mooi is het projectmanagementvak, projecten leiden is fun!

Kom naar de boekpresentatie op 15 september!

Geïnteresseerd? Maak dan zelf gebruik van de 10%-confrontatieregel en meld je aan voor de boekpresentatie van De complete projectmanager op donderdag 15 september van 14:00-17:00 uur!